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Gestión de Colección
v1.0 2026
Funcionalidades principales
✓Catálogo de piezas con foto
✓Préstamos con vencimiento
✓Alertas de préstamos vencidos
✓Historial por pieza
✓Almanaque de movimientos
✓Balance con gráficos
✓Importar / Exportar Excel
✓Modo oscuro y persistencia
Contacto y desarrollo
AGE Sistemas
Desarrollo de software a medida
profe.aerriest@gmail.com www.age-sistemas.com
Para consultas incluí una descripción del problema y si es posible una captura de pantalla.
Guardado
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Manual de Usuario
Gestión de Colección · Age-Sistemas
Colección Presentación
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Manual de Usuario

Gestión de Colección

Catalogá piezas únicas, registrá préstamos con vencimiento, seguí el historial de cada pieza en un almanaque y mirá tu balance con gráficos. Pensado para museos, bibliotecas y muestras de arte. Este manual te guía paso a paso por todas las funcionalidades.

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Ayuda rápida

¿Qué es Gestión de Colección?

Una aplicación web pensada para catalogar piezas únicas

Es un sistema 100% web pensado para museos, bibliotecas, muestras de arte o cualquier colección donde cada objeto es único — no requiere instalación ni conexión permanente a internet. A diferencia de un inventario comercial (que cuenta unidades), acá cada pieza tiene su propia ficha con foto, autor, ubicación y un historial completo de todo lo que le pasó: ingresos, préstamos, devoluciones.

Colección

El catálogo de piezas, cada una con foto, autor, categoría, ubicación y estado.

Préstamos

Registrá a quién le prestaste una pieza y para cuándo debe volver.

Historial

Todo lo que le pasó a cada pieza, en orden cronológico.

Almanaque

Un calendario que marca movimientos y vencimientos de préstamos por día.

Balance

Cuántas piezas tenés, cuántas prestadas, y cómo se reparten por categoría y estado.

Importar/Exportar Excel

Respaldá todo tu catálogo en un Excel y recuperalo cuando lo necesites.

¿Primera vez? Comenzá por para cargar tus categorías y empezar a catalogar piezas.

Primeros Pasos

Cómo poner en marcha el sistema desde cero

Guía de inicio rápido
1

Abrir el sistema

Hacé doble clic en el archivo Coleccion.html para abrirlo en tu navegador (Chrome o Edge recomendados). No necesita servidor ni instalación.

2

Configurá la institución

Abrí Config en la barra superior y cargá el nombre de tu museo, biblioteca o muestra, y el logo.

3

Cargá categorías y ubicaciones

En Categorías / Ubicaciones, definí cómo vas a clasificar tus piezas (Pintura, Escultura, Libro, Objeto arqueológico...) y dónde se guardan (Sala 1, Depósito Norte...). Hacerlo antes te ahorra tiempo al cargar piezas.

4

Cargá tus piezas

En Colección, completá número de inventario, nombre, categoría, ubicación, autor/época, estado y, si querés, una foto.

5

Registrá préstamos cuando corresponda

Cada vez que una pieza sale prestada, cargalo en Préstamos con fecha de devolución prevista. El resto del manual te muestra cada módulo en detalle.

Tus datos están seguros. Todo lo que cargás (piezas, préstamos, historial, categorías) se guarda automáticamente en este navegador. Igualmente, te recomendamos exportar un backup en Excel periódicamente desde Exportar.

Colección

El catálogo completo de tus piezas

Cargar una pieza
CampoDetalle
N° InventarioIdentificador único, opcional pero recomendado
Nombre / TítuloObligatorio
Categoría / UbicaciónSe eligen de las listas cargadas en Categorías / Ubicaciones
Autor / ÉpocaTexto libre: artista, autor, período histórico
EstadoEn exhibición, En depósito, Prestado, En restauración o De baja
ValorOpcional, útil para el balance
FotoOpcional, se muestra en el listado y en la ficha de la pieza

Tocá Guardar pieza para agregarla al catálogo (o Limpiar para vaciar el formulario). Queda registrado un Ingreso en su historial automáticamente, y el cursor vuelve al primer campo para que puedas cargar la siguiente enseguida.

El formulario Nueva pieza es un panel plegable: tocá su barra para desplegarlo o esconderlo. Arranca desplegado cuando todavía no cargaste ninguna pieza, y plegado cuando ya tenés catálogo, para que el listado quede siempre a la vista. Lo mismo vale para Nuevo préstamo.
El ícono del ojo, en cada pieza, abre su ficha completa: foto grande, todos sus datos y el historial cronológico de todo lo que le pasó.
Podés buscar por nombre, inventario o autor, y filtrar por categoría o estado, con los controles de arriba del listado.
Imprimir listado genera un reporte limpio con las piezas que estás viendo en ese momento — respeta la búsqueda y los filtros aplicados.

Préstamos

Quién tiene una pieza y para cuándo debe devolverla

Cómo registrar un préstamo
1

Buscá y seleccioná la pieza

La lista solo muestra piezas disponibles (no las que ya están prestadas).

2

Completá el prestatario

Nombre de la persona o institución que se la lleva, y un contacto si querés.

3

Cargá las fechas

Fecha de préstamo (arranca hoy) y fecha de devolución prevista, que es obligatoria — es la que después vigila el sistema para avisarte si se vence.

4

Tocá "Registrar préstamo"

La pieza pasa a estado Prestado automáticamente y queda en el listado de préstamos activos, de abajo.

Si la fecha de devolución prevista ya pasó y la pieza sigue afuera, el préstamo se marca Vencido en rojo, y aparece un punto rojo sobre la solapa Préstamos. El interruptor Ver solo vencidos filtra el listado para mostrar únicamente esos, y el botón Imprimir genera un reporte con lo que estés viendo.
Cuando te devuelven la pieza, tocá Registrar devolución: la pieza vuelve a estado "En depósito" y el préstamo queda cerrado en el historial.

Historial

Todo lo que pasó, en todas las piezas, en orden cronológico

Cada vez que das de alta una pieza, registrás un préstamo o una devolución, el sistema deja constancia automáticamente acá, con fecha. Es tu registro general de movimientos; el buscador filtra por nombre de pieza, tipo de movimiento o detalle.

Si querés ver el historial de una sola pieza en particular, es más rápido abrir su ficha desde Colección con el ícono del ojo — ahí aparece ya filtrado.

Categorías y Ubicaciones

La base para organizar y encontrar tus piezas

Escribí el nombre y tocá Añadir en cada columna. Ambas listas alimentan los desplegables del formulario de Colección, así que conviene cargarlas primero. Ejemplos de categoría: Pintura, Escultura, Libro, Documento, Objeto arqueológico. Ejemplos de ubicación: Sala 1, Depósito Norte, Vitrina 3.

Eliminar una categoría o ubicación no borra ni modifica las piezas que ya la tenían asignada — solo deja de estar disponible para elegir en piezas nuevas.

Almanaque

Movimientos y vencimientos, día por día

Cómo usarlo
1

Navegá entre meses

Con las flechas a los costados del nombre del mes.

2

Mirá los puntitos

Un punto verde azulado indica que ese día hubo algún movimiento (ingreso, préstamo, devolución). Un punto amarillo marca que ese día vence la devolución prevista de un préstamo activo.

3

Tocá un día

Se abre el detalle a la derecha con los movimientos y vencimientos de esa fecha.

Balance

Un resumen claro de tu colección

IndicadorQué muestra
Piezas en el catálogoTotal de piezas cargadas, cualquiera sea su estado
Préstamos activosPiezas actualmente afuera, con o sin vencer
Préstamos vencidosPiezas afuera cuya fecha de devolución prevista ya pasó
El cuadro Categorías con más piezas muestra un ranking de tus 5 categorías más numerosas.
Los gráficos muestran cómo se reparten tus piezas entre los cinco estados posibles: En exhibición, En depósito, Prestado, En restauración y De baja.
Imprimir reporte genera un documento con los totales, el ranking de categorías y la distribución por estado, listo para entregar o archivar.

Importar / Exportar

Respaldá y restaurá toda la información del sistema

Exportar

Genera un archivo Coleccion_AgeSistemas.xlsx con 5 hojas: Piezas, Préstamos, Historial, Categorías y Ubicaciones. Es tu copia de respaldo.

Importar

Carga un Excel generado previamente por el sistema para restaurar toda la información.

Importante: importar un Excel reemplaza los datos actuales por los del archivo. Usalo para restaurar un backup, no como una carga incremental. Las fotos de las piezas no se incluyen en el Excel — solo los datos de texto.
Con Descarga Auto activada (barra de herramientas), el sistema te ofrece descargar un respaldo en Excel automáticamente con cada cambio importante.

Configuración

Ajustá el sistema a tu institución desde el botón Config de la barra superior

Nombre de la institución
Se muestra en la barra superior. Se guarda automáticamente al escribir.
Logo
Cargá una imagen como logo del sistema; aparece en la barra superior y en los reportes impresos.
Colores de Cabecera, Pie y Fondo
Tres selectores de color independientes para personalizar la barra superior, el pie de página y el fondo del sistema. Se aplican al instante y quedan guardados — tocá Restablecer colores para volver a los colores de fábrica.
El botón Oscuro / Claro de la barra superior cambia el tema visual de todo el sistema (incluido este manual) en cualquier momento. Los colores personalizados se mantienen en ambos modos.

Preguntas Frecuentes

Dudas comunes sobre el uso del sistema

¿Se pierden los datos si cierro el navegador?
No. Todo se guarda automáticamente en este navegador. Igualmente se recomienda exportar backups periódicos en Excel desde el botón Exportar.
¿Sirve para libros de una biblioteca si tengo varios ejemplares del mismo título?
Sí, pero cada ejemplar físico va como una pieza separada (con su propio N° de inventario), no el título en general — así podés saber exactamente cuál ejemplar está prestado y cuál disponible.
¿Qué pasa si edito el estado de una pieza a mano mientras tiene un préstamo activo?
El sistema no lo bloquea, pero lo más prolijo es dejar que el estado "Prestado" y su regreso a "En depósito" lo manejen automáticamente las pestañas Préstamos (al registrar el préstamo y la devolución), para que el historial quede coherente.
¿Puedo usar el sistema desde otra computadora?
Cada navegador guarda sus propios datos. Para llevar la información a otra máquina, exportá un Excel en la actual e importalo en la nueva (las fotos no viajan en el Excel, solo los datos de texto).
¿Necesito internet para usarlo?
No, el sistema funciona sin conexión una vez abierto. Solo se necesita internet para cargar los estilos e íconos externos (Bootstrap y Font Awesome) la primera vez.
¿No encontraste la respuesta? Usá el botón Ayuda de la barra superior para ver los datos de contacto de Age-Sistemas.